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云南机电职业技术学院 “中国特色高水平高职学校和专业建设计划”建设 项目材料收集归档管理办法 (试行)
来源: 作者: 发布时间:2020年11月20日 点击数:

为进一步增强“中国特色高水平高职学校和专业建设计划” (以下简称“双高计划”)建设项目的规范性、有效性,为各项目建设成果和效益提供丰富的支撑材料和严谨的证据链,现就项目建设材料收集归档制定如下管理办法。

第一章 总  则

第一条 各级项目建设部门和负责人及时固化建设成果,定期做好项目档案归集工作。

第二条 各级项目实施前有调研、有论证、有方案(计划);项目实施中有过程记录、有监控或检查记录,项目完成验收、有评价、有总结;项目的整套资料完备;有专门的形成性的项目档案。

第二章 归档范围

第三条 凡在“双高计划”建设项目申报、建设、管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料均归属双高项目档案。

第四条 “双高计划”建设项目档案工作是项目管理和开展建设的重要组成部分。各部门应加强对“双高计划”建设项目档案工作的领导,推进“双高计划”建设项目档案的归档规范化管理。

第五条 “双高计划”建设项目档案是学校档案的重要组成部分,应依法实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于查阅、验收及利用。

第三章 职责分工

第六条 “双高计划”建设办公室(建设保障组)职责

(一)将“双高计划”建设项目档案工作纳入项目管理的长期规划和年度计划,纳入有关管理制度,纳入有关人员的岗位职责。

(二)指定专人按规定做好双高项目材料的平时积累、收集归档工作,确保应归档文件材料的完整、准确和安全。

(三)定期检查验收“双高计划”建设项目材料收集归档情况,并及时发现存在的实际问题,反馈到项目督查组并提出整改措施。

(四)做好每年应归档“双高计划”建设项目的统计工作,及时向学院“双高计划”建设领导小组报送相应的统计数据。组织或参与项目成果档案归档情况的检查评估活动。

(五)督促、指导、检查、协助子项目建设组联络员做好各类材料的积累和整理归档工作。

第七条 项目组职责

(一)项目组长

1.指定兼职项目联络员管理子项目材料收集归档工作。

2.在布置子项目建设工作时,及时向项目组成员提出形成、积累建设项目材料的具体要求。

3.负责审核子项目材料收集归档质量及完成情况。

(二)项目联络员

1.按项目组长及任务书要点,建立二级子项目归档材料目录,负责参照“子项目材料归档盒”的归档材料目录,做好不同阶段项目建设材料的积累与保管工作。

2.根据建设保障组的要求填写项目材料清单,统计材料收集归档进展情况。

3.按时向学院建设保障组移交应归档的项目建设材料。

第四章 材料要求

第八条 对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

第九条 能全面反映和记录双高项目建设、管理和实践活动的全过程,材料完整、准确、系统。

第十条 各一级子项目在对照任务书中规定验收点需准备的支撑材料。

第十一条 各子项目建设过程形成的共性统一性的材料,包括项目年度计划,工作方案,有关会议纪要,相关协议,过程记录,成果批文,调研报告,年度总结报告等材料。

第十二条 项目建设过程中形成的声像资料、实物和电子文件等。

第五章 工作流程

第十三条 建设保障组发布项目材料管理办法,对“双高计划”建设项目实行三级目录编号(专业群实行四级目录编号)管理制度,制定年度、半年度材料收集、归档及检查验收计划。

第十四条 各项目组长指定专人担任项目联络员,对照任务书按学院“双高计划”项目材料管理办法及项目编号原则编写子项目归档材料目录,按材料目录做好子项目建设的平时收集积累工作。

第十五条 建设保障组应在项目建设的不同阶(如年初、年中、年末等),做好项目材料管理的指导、安排及检查验收工作,按年度(半年)及时收集相关的材料,并以子项目为单位做各项材料的收集归档工作。

第十六条 拟归档的各项文字材料,应字迹工整、书写材料规范,格式统一,图样清晰,签章手续完备的要求。

第十七条 建设保障组根据年度计划定期对各子项目的材料进行检查验收,并按半年度对照任务书的年度验收要点进行材料验收。

第十八条 项目材料实行项目组长负责制,由各项目组长负责整个项目材料的数量、质量、有效性,真实性进行把关,按半年度检查验收后,各项目组长负责填写材料移交清单,签字确认后将相关材料移交建社办公室建设保障组统一归档管理。

第十九条 建设保障组收到材料后,应对归档材料的完整性、质量进行审核,要按归档要求,对材料进行排序整理,编写材料清单,并填写交接清单一式两份,各执一份,以示负责。

第六章 附  则

第二十条 教育部、财政部有相关规定时,以教育部、财政部文件为准。

第二十一条 本办法同时报纪检处、审计处、财务处、资产管理办公室审核备案。

第二十二条 本办法由云南机电职业技术学院“双高计划”建设项目工作领导小组办公室负责解释。

第二十三条 本办法自公布之日起执行。

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